Je naozaj potrebné robiť finančné plány? Ako nám plánovanie pomôže pri riadení firmy? Ako získať kontrolu nad firmou?
Plánovanie, čiže tvorenie finančného plánu, tzv. budgeting, je nočnou morou mnohých podnikateľov a riaditeľov firiem. Poznám mnoho podnikateľov, ktorí podnikajú často aj viac ako 15 rokov, ale finančný plán u nich chýba. Častokrát vedia, že by ho mali mať, častokrát sa im do toho ale vôbec nechce. Uvedomujú si, že riadiť firmu len podľa pocitov a dobrého nosa môže byť riskantné. Práve kontroling, čiže porovnanie skutočnosti a plánu a predpovedanie budúcnosti z čísiel je to, čo získa každý, kto si plán nielen zostaví, ale ho aj pravidelne kontroluje a až na základe neho sa rozhoduje.
Sú ale aj majitelia/riaditelia firiem, ktorí nie úplne vedia doceniť oba tieto nástroje manažmentu a býva to zväčša preto, že im nik neukázal o aký silný nástroj ide a v čom všetkom dokáže pomôcť. Pomaly ale isto ale prichádza obdobie, kedy je potrebné finančný plán na nasledujúci rok vytvoriť a tak si povedzme, ako taký finančný plán relatívne jednoducho zostaviť.
Myslím si, že sa viacerí zhodneme, že ak chceme niečo dosiahnuť, musíme vedieť, kam sa chceme dostať. Je naozaj potrebné mať aspoň hrubú predstavu, aké výsledky by sme chceli v novom roku. Toto je jednou z najdôležitejších úloh majiteľa firmy – stanoviť stratégiu, smerné čísla na daný rok a zohnať zdroje na ich uskutočnenie. Ostatné je už úlohou výkonného riaditeľa. Výkonný riaditeľ dostane hrubý cieľ od majiteľa a ako sa k nemu dostane je už len na ňom a na jeho tíme.
Pri spracovaní finančného plánu by sme mali vždy vychádzať z reálnych výsledkov predošlého obdobia. Ja mám vo zvyku vychádzať z 9 mesiacov aktuálneho roku, kde po spracovaní výsledkov a podaní DPH je už dosť zjavné, aké náklady a výnosy sme tento rok dosiahli a aký predpokladáme hospodársky výsledok na konci roka.
Z výsledovky za 9 mesiacov vieme presne naplánovať výšku režijných nákladov na nasledujúci fiškálny rok. Je ale potrebné si predtým ujasniť nasledujúce otázky:
1. Zmení sa počet zamestnancov? Koľko potrebujeme prijať nových ľudí a v akých kategóriách?
2. Ako ich budeme odmeňovať, plánujeme zvýšenie platov, zavedenie prémií alebo bonusov, resp. valorizáciu? Chceme zaviesť pohyblivú mzdovú zložku a hodnotenie zamestnancov podľa štatistík?
3. Aké plánujeme marketingové aktivity, koľko peňazí nás budú stáť a aký z nich plánujeme zisk?
4. Plánujeme nejaké investície v rámci vybavenia firmy? Potrebujeme nakúpiť nejaké nové zariadenia, alebo prípadne len obmeniť to, čo už pomaly doslúžilo? Treba si uvedomiť, že nové investície by mali byť aspoň vo výške odpisov, aby neklesala hodnota firmy a preto sú investície potrebné.
5. Chystáte sa zmeniť obchodnú stratégiu, rozšíriť okruh zákazníkov alebo prípadne zaviesť nový výrobok alebo službu?
Ak si viete odpovedať na tieto otázky, viete si zároveň naplánovať výšku nákladov na jednotlivé analytických účty podľa vášho účtovníctva. Takto získate výšku režijných nákladov na nasledujúci rok, ktoré si budete priebežne, na mesačnej báze, kontrolovať. Ak viete s akou hrubou maržou pracujete ľahko získate potrebný obrat na pokrytie týchto režijných nákladov. Do tohto procesu odporúčam zahrnúť aj vedúcich oddelení, aby sa cítili spoluzodpovední za spoločný cieľ. Oni sami musia uznať, či je vypočítaný obrat ich oddelenia reálny a či teda radšej neznížia požadované náklady a nezreálnia tak plánovaný obrat.
Rozdelením ročného plánu na mesačný, resp. týždenný, získate štatistiky – výborný nástroj na priebežnú kontrolu produkcie firmy, jej jednotlivých oddelení a zamestnancov. Možno budete prekvapený, ktorí zamestnanci sú naozaj tí výkonní a nepostrádateľní pre vašu firmu a ktorí sa len vezú….
Samozrejme, kontroling vám pomôže predikovať budúci vývoj spoločnosti. Ak sa naučíte riadiť podľa čísiel, získate istotu a pevnú pôdu pod nohami, lebo len to, čo poznáme, vieme riadiť. Takto si budete istý, že aj pri zmenách sa budete vedieť rozhodnúť včas a správne. Lebo tomu, čomu sa venujete, to dostanete – ak budete firmu maximálne na mesačnej báze kontrolovať a rozhodnutia budú prameniť z reálneho stavu firmy, budete vedieť rýchlo reagovať na zmeny a dosiahnuť tak svoj, nielen ročný, cieľ.
Držím vám v tomto smere všetky palce a v prípade otázok ma kľudne kontaktujte.