Ako získať dostatok času na potrebné veci? Ako zistiť, čo skutočne je potrebné teraz urobiť na dosiahnutie úspechu? V čom sa líši pracovitosť a produktívnosť?
Asi sa viacerí zhodneme na tom, že v súčasnosti manažérom najviac chýba čas. Deň má 24 hodín a ak chceme mať aspoň ako taký life balance, je potrebné zvládať stále viac vecí v obmedzenom množstve času a tak neustále musíme odložiť množstvo úloh na neskôr, keď bude času viac. Medzi týmito úlohami sú často dlhodobé systematické úlohy, na ktoré nemáme čas, lebo nás valcuje operatíva, ktorá neustále narastá.
Typy úloh
Z hľadiska času a dôležitosti vieme úlohy rozdeliť na 4 typy úloh, ktoré riešime počas pracovného času, ktoré rozdelíme do 4 kvadrantov:
I. Urgentné dôležité úlohy – čiže operatívne úlohy
II. Neurgentné dôležité úlohy – sem patria najmä úlohy na budovanie a zlepšenie systému fungovania a ich kontroly
III. Urgentné nedôležité úlohy – čiže urgentné úlohy niekoho iného- úkolovanie
IV. Neurgentné nedôležité úlohy – úlohy, ktoré netreba robiť, resp. úlohy, ktoré si hľadáme na to, aby sme nemuseli robiť to, do čoho sa nám nechce
I. Kvadrant – Operatívne úlohy
Problémom operatívnych úloh je to, že ich nevieme riadiť a stávame sa efektom toho, čo sa nám deje. Úlohy prichádzajú zo všetkých strán a často máme dojem, že čím viac sa im venujeme, tým viac ich prichádza. A je to skutočne tak, lebo tomu, čomu sa venujeme, to narastá. Možno budete prekvapení, ale mnohí trávia v tomto kvadrante drvivú väčšinu svojho pracovného času.
Najväčším negatívom operatívnych úloh je to, že tým, že sa stávame efektom niekoho iného a úlohu MUSÍME pre neho urobiť, stojí nás urobenie takejto operatívnej úlohy omnoho viac energie ako keby sme si úlohu sami dali. Splnenie takejto úlohy nám málokedy dá pocit naplnenia a víťazstva.
Čím je človek vo firme pozične nižšie, tým viac je efektom toho, čo sa mu deje a ťažšie to riadi. Dobrou správou ale je, že na každej úrovni riadenia sa dá operatíva riadiť a to tak, že každej úlohe priradíme čas, za ktorý ju stihneme urobiť a tento čas, čo možno najpresnejšie, dodržíme.
Ak úlohám čas nepriradíme, budú trvať dovtedy, dokým príde niečo iné. Ak napríklad prídete ráno do kancelárie a začnete riešiť maily je pravdepodobné, že ich budete riešiť celé doobedie, resp. dovtedy, dokým nebudete musieť niekam odísť alebo urobiť niečo iné.
Osvedčilo sa dať riešeniu mailov 3×30 minút denne– ráno po príchode do práce, okolo obed a tesne pred odchodom z práce. Za 30 minút dokážete veľa mailov efektívne vyriešiť s tým, že ak na riešenie daného mailu potrebujete viac času proste si jeho riešenie a čas naplánujte v rámci pracovného dňa, resp. týždňa.
Týmto spôsobom získate 6 hodín pracovného času na to, čo je skutočne dôležité, čo vám pomôže zlepšiť a zefektívniť systém a robiť veci, ktoré z dlhodobého hľadiska zabezpečia životaschopnosť vašej skupiny.
II. Kvadrant – Dlhodobé systematické úlohy
Aby sme ako skupina mohli rásť a zlepšovať sa je potrebné NEUSTÁLE budovať a zlepšovať systém práce a fungovania tímu a teda:
1. Plánovať, čo je treba pre rast robiť, čiže si stanoviť, čo ako skupina chceme dosiahnuť a prečo to chceme dosiahnuť,
2. Organizovať systém tak, aby sme vedeli náš plán zrealizovať,
3. Viesť tím správnym príkladom, komunikáciou, povzbudzovaní, chválením a usmerňovaním a
4. Kontrolovať seba aj tím, či sa plány napĺňajú, prípadne korigovať aktivity tak, aby sme vytýčený cieľ dosiahli.
Všetky tieto činnosti sú nevyhnutné na vybudovanie životaschopnej skupiny, či už ide o firmu, alebo o jej oddelenie, prípadne pracovný tím a spadajú do kvadrantu neurgentných, ale za to veľmi dôležitých, úloh. Ich výhodou je, že si ich sami plánujeme a CHCEME ich robiť, lebo vieme, že sú nevyhnutné a pomáhajú nám k úspechu. Preto, keď ich splníme, dobije nás to energiou a získame pocit zadosťučinenia a spokojnosti a motiváciu pokračovať ďalej.
Bohužiaľ na tieto úlohy nám častokrát neostáva čas. Ale ak sa postupne naučíme riadiť a obmedziť čas venovaný sa operatívnym úlohám, vieme sa denne týmto úlohám venovať až 80% pracovného času. Počas ich riešenia je ale vhodné sa nenechať vyrušovať kolegami, mobilmi a rôznymi upozorneniami v počítači, či na inteligentných hodinkách, ktoré vždy prerušia cyklus a znižujú výslednú efektivitu.
III. Kvadrant – Urgentné a nedôležité úlohy – úlohy iných
Máloktorý šéf si v svojej dobrote uvedomuje, že robí medvediu službu svojim zamestnancom tým, že preberá ich úlohy a zodpovednosti. Zamestnanci si rýchlo zvyknú na to, ak prídu za svojím šéfom, že majú problém, on im pomôže ho vyriešiť. Je to síce šľachetné, ale výrazne to znižuje zodpovednosť jednotlivcov, nakoľko ak sa niečo následne stane je to predsa chyba šéfa, lebo on to spravil, nie pracovníka, ktorý šéfa zaúkoloval…
Zároveň šéf preberaním zodpovednosti svojho podriadeného a pomocou nepriamo poukazuje, že jeho podriadený nevie dostatočne dobre situáciu zvládnuť. Preto NIKDY nepreberajte zodpovednosti svojich podriadených a VŽDY žiadajte od nich riešenie. Vždy, keď idete robiť nejakú úlohu si uvedomte, či je to VAŠA úloha, alebo nebodaj úloha niekoho iného a podľa toho sa zariaďte.
IV. Kvadrant – neurgentné a nedôležité úlohy
Je rozdiel pracovať a produkovať. Mnoho ľudí v práci tvrdo pracuje, ale neprodukujú, lebo síce pracujú, ale nie na tom, čo je dôležité. Robia to, čo ich v práci baví a čo im ide dobre a to bez ohľadu na to, či je teraz potrebné.
Niektorí pracovníci sa v tomto kvadrante nachádzajú aj preto, že podvedome odkladajú splnenie úloh, ktorým nerozumejú, nevedia ako má vyzerať ich výsledok, nechápu ich významu alebo si nevedia predstaviť, ako sa dajú splniť. Preto je vždy dôležité pri zadávaní úloh sa uistiť, že podriadený v úplnosti rozumie, presne čo a prečo od neho chceme, ako a dokedy to má urobiť a komu výsledok odovzdať. Ak zamestnanec tieto informácie má a šéf si vždy skontroluje, či bola úloha včas a úplne vyriešená a odovzdaná, etickí zamestnanci nemajú dôvod sa v tomto kvadrante nachádzať.
Ako zmeniť zažitý systém
Jedna vec je zistiť, čo by sme chceli a druhou je prísť na to, ako sa zažité veci dajú zmeniť. Reálne výsledky by sa mali pri klasickom pracovnom čase a pri pravidelnom opakovaní dostaviť do mesiaca a po 5 mesiacoch by ste mali systém používať tak automaticky, že by ste sa už nemali mať potrebu nad ním zamýšľať, lebo sa stane vašou integrálnou súčasťou.
1. Začnite si plánovať svoj pracovný čas
Prázdny diár je ako vákuum, ktoré pritiahne množstvo odpadu a operatívnych úloh vo forme piesku a štrku, ktoré „musíte“ urobiť a tak vám neostane dostatok času na to čo je skutočne nevyhnutné, čiže systémové úlohy – kamene. Ale čomu sa venujete, to rastie, preto je rozumnejšie sa plánovane venovať systémovým úlohám ako sa nechať zahltiť operatívou.
2. Naplánujte si dĺžku trvania každej úlohy
Každej úlohe dajte čas, za ktorý má byť urobená a snažte sa ho dodržať. Ak budete mať na obchodné stretnutia a úlohy rezervovanú presnú dĺžku je veľká šanca, že ju dodržíte a stihnete toho počas dňa omnoho viac a vaša efektivita výrazne narastie.
Zo začiatku je potrebné si plánovať aj režijný čas, ako sú napríklad presuny medzi stretnutiami, porady, opakujúce sa úlohy, ktoré súvisia s prevádzkou a réžiou firmy a tímu, aby ste na ne nezabudli. Nezabudnite si naplánovať a hlavne dodržiavať čas venovaný operatíve – 3×30 minút denne.
3. Majte kalendár plný systémových úloh
Systémové úlohy z druhého kvadrantu sú KAMENE, ktoré dávame do pohára ako prvé, aby vyplnili 80% nášho pracovného času. Je ideálne mať v štvrtok poobede, resp. piatok doobeda plný diár na nasledujúci týždeň, čím vzrastie šanca, že sa budete venovať tomu, čo je potrebné.
Ak robíte aktívny obchod a stretávate sa s klientmi, je dobré si vždy plánovať radšej trochu viac stretnutí ako je plán, lebo je šanca, že plán splníte aj v prípade, ak sa nejaké stretnutie presunie alebo zruší, čo hrozí vždy.
4. Ráno „zjedzte“ žabu
Ak viete, že vás cez deň čaká nepríjemná úloha je ideálne ju urobiť hneď ako prvú. Po zdarnom splnení vás to nabije energiou a ostatné pôjde ako po masle. Ak by ste to tak neurobili a nepríjemnú úlohu odkladali, s najväčšou pravdepodobnosťou vás bude v hlave očakávanie, aké to bude ťažké urobiť, natoľko zamestnávať, že budete omnoho menej efektívnejší, ak sa s ňou popasujete ako s prvou úlohou.
5. Kontrolujte seba a aj podriadených
Najťažšie sa kontroluje človek sám, lebo často má „múdre“ zdôvodnenia, prečo niečo nemohol stihnúť urobiť. Buďte k sebe ale naozaj objektívny a tak ako vyžadujete splnenie sľubov od vašich podriadených, tak isto vyžadujte dodržanie vašich sľubov vám vo forme plnenia plánu v diári.
Áno, nie vždy všetko vyjde ako sme si naplánovali. Je lepšie si naplánovať 10 úloh a splniť 7 ako si naplánovať 5 a splniť 4. V druhom prípade máte síce vyššie percentuálne plnenie plánu, ale reálne o tri splnené úlohy naviac. Preto som za to si dať radšej vyššie plány a odpustiť si preloženie tých menej dôležitých úloh na náhradný termín, kedy je ich ale už potrebné urobiť.
Prajem vám, nech sa vám darí dostať svoj čas pod kontrolu a zistiť ako urobiť za ten istý čas viac dôležitých vecí a môcť ušetrený čas venovať tomu, čo je pre vás v živote dôležité.