Objednajte si úvodnú bezplatnú konzultáciu úplne zadarmo
Affida - spoľahlivý partner v oblasti podnikania

Ako efektívne riešiť problémy

Prečo sa problémy ťažko riešia? Ako je možné, že problémy stále pribúdajú? A ako zaistiť, aby sa problémy nevracali späť?

Ako je to možné, že čím viac človek rieši problémy, tým viac pribúdajú? Možno to poznáte a funguje vám to aj v iných oblastiach – že ak sa venujete niečomu, život vám toho donesie ešte viac. Hovorí sa, že „Čomu sa venuješ, to dostaneš!“ a pri riešení problémov to platí obzvlášť. Ale prečo je tomu tak?

Ide o to, že málokto rieši skutočný dôvod a pôvod problému. Príde nejaká kritická situácia, nehoda, nebodaj havária a celý tím sa snaží situáciu zvládnuť, zachrániť. A keď udalosť pominie, všetci si oddýchnu, že sa ju podarilo ako tak zvládnuť s minimalizovaním neblahých dôsledkov.

Lenže tým, že sme situáciu zvládli naša práca nekončí. Lebo problém je vlastne len symptóm. Je to len vrchol ľadovca, ktorý vidíte plávať na hladine a pred ktorým sa máte na pozore. A bez znalosti toho, čo je pod hladinou môžete kľudne dopadnúť ako Titanic, ktorého posádka do poslednej chvíle netušila, do akej katastrofy sa blíži.

Až 90% objemu ľadu ľadovca sa nachádza pod hladinou. A tak je to aj s problémami. Ak budete riešiť len to čo vidíte, nikdy problém v skutočnosti nevyriešite. Vždy budete riešiť len symptómy skutočnej príčiny týchto problémov a tie sa vám budú vracať stále viac a viac, až do času, kedy vyriešite skutočnú príčinu daného problému.

Typickým príkladom môže byť pracovník, ktorý robí veľa chýb, prípadne má veľa nepodarkov. Ako vedúci ho môžeme upozorniť, že má pracovať poctivejšie a byť pri práci viac pozorný. Pri ďalších chybách mu môžeme dať preškolenie z postupov a smerníc a pýtať sa ho, či všetkému rozumie. Samozrejme, že všetkému rozumie, nie je predsa hlúpy. Málokto sa predsa prizná, že niečomu nerozumie, lebo častokrát sám netuší, že niečomu nerozumie. A preto jeho chybovosť neklesá a obe strany sa cítia frustrované. A pritom dôvod môže byť úplne jednoduchý. Napríklad ním môže byť nepochopené slovo, názov, resp. význam slova v danom kontexte textu. Čiže tento pracovník nikdy úplne nemusel pochopiť ako má svoju prácu robiť a čo sa od neho očakáva, lebo síce postupy a smernice firma má, ale sú napísané tak komplikovane a odborne, že nie úplne chápe ako má svoju prácu vykonávať.

Raz som u jedného klienta stretla pani Aničku, milú staršiu asistentku, ktorá pripravovala pánu riaditeľovi podklady na gremiálku. Robila to poctivo a s veľkým nasadením. Zistili sme ale, že jej podklady, podľa ktorých pán riaditeľ rozhodoval, sú často zmätočné a „nesedia“ s ostatnými štatistikami firmy. Rozuzlenie, prečo je to tak, bolo šokujúce – robila svoju prácu mechanicky, tak ako jej to ktosi pred niekoľkými rokmi ukázal. Vedela, že číslo z tabuľky A z bunky B21 má ísť do tabuľky B do bunky L137.

Ona totiž nikdy úplne nerozumela svojej práci a nikdy nevedela, čo tie čísla predstavujú. Čiže ak niekto zmenil niečo v tabuľke, ona sa nevedela prispôsobiť novému podkladu, lebo nevedela, čo presne anglické názvy a skratky znamenajú.

To jediné, čo s ňou bolo potrebné spraviť bolo, že sme jej vysvetlili význam anglických názvov a skratiek v bunkách a ich slovenské ekvivalenty tak, aby pochopila prepojenie oboch dokumentov. Až potom naozaj pochopila, ako má túto časť svojej práce robiť. Predtým ale bola presvedčená, že ju robí správne a nik vo firme by nepredpokladal niečo iné, vzhľadom na to, ako starostlivo robila inú agendu.

Veľmi rada mám jeden výstižný obrázok z internetu, kde neandertálci tlačia vozík so štvorcovými kolesami a ďalšiemu, ktorý má pod pazuchou koleso kričia, že na neho nemajú čas. Vystihuje množstvo mojich kolegov a klientov. Sama som istý čas, na začiatku svojej manažérskej kariéry, reagovala veľmi podobne.

Ľudia častokrát nemajú čas sa zamýšľať, ako robiť veci inak, lepšie. Množstvo operatívy ich zamestnáva natoľko, že nemajú priestor meniť systém práce a mať viac priestoru na zlepšenia.

Aj riešenie problémov si vyžaduje nájsť si dostatok času na zamyslenie. O tom, kde nájsť čas, prípadne ako ho získať a v čom sa možno zlepšiť sa môžete dozvedieť, ak si u nás objednáte bezplatnú konzultáciu. 

Prajeme vám dostatok času na riešenie vašich manažérskych výziev.